A legtöbb kisvállalkozás tulajdonosa számára az egyik leginkább stresszes idő, amikor a pénzáramlás feszes, mert a kifizetések nem érkeznek meg az ügyfelektől. Nem feltétlenül, hogy a vállalkozás nem zökkenőmentesen mozog, hanem azért, mert ügyfelei nem fizetnek időben.
Ebben az útmutatóban a számlázás és a fizetés megszerzéséhez szeretnénk megosztani veletek néhány legjobb gyakorlatot az ügyfelek számlázására. Ezenkívül szeretnénk megosztani a módokat annak biztosítására, hogy időben (vagy a lehető legközelebbi) fizessen, így nem kell aggódnia a cash flow miatt.
$config[code] not foundSzámlázási szoftver használata
A számlázási szoftver használata, mint a Hiveage, számos előnnyel jár az Ön vállalkozásának. Kezdeményezők számára megmutatja az ügyfeleinek, hogy könyvelési folyamata professzionális és szervezett. Azt is tudni fogják, hogy nem tudnak átfutni a repedéseken, és nem fognak fizetni.
Végül könnyedén nyomon követheti az egyedi ügyfelek számára kínált különleges promóciókat, milyen gyorsan vagy lassan fizetnek az ügyfelek, milyen számlákat késedelmes, és még sok más.
Részletes jelentéseket is futtathat, amelyek segítenek abban, hogy az ügyfelek érdeklődjenek a számlázás és a fizetési előzmények iránt. Ezeket a jelentéseket akkor is futtathatja, ha az ügyfelek tiltakoznak az általuk kiszámlázott mennyiségekhez viszonyítva kapott termékek vagy szolgáltatások mennyiségével.
Beszélje meg a számlázási adatokat a Start oldalon
Amikor új ügyfelekkel kezd dolgozni, jó, ha a számlázási adatokat a lehető leghamarabb visszaigazoljuk. Egyes ügyfelek a számlázás kifizetését egyszerűen azért fogják leállítani, mert hiányzik egy dolog, mint például a vásárlási megrendelés száma. Íme, amire szükséged van a kezdetektől fogva a számlázás sikeres jövőjének biztosítása érdekében.
Szüksége van-e Önnek a W-9-re a közös munka megkezdésekor? Kívánja, hogy az egyes számlákon egy adott projekt nevét vagy PO számot kérjen? Az ügyfélnek több üzleti címe van, és szüksége van egy bizonyos számlára a megfelelő útválasztásra? Keresse meg ezeket a dolgokat, hogy ne legyen jogos kifogás a kifizetések késleltetésére.
A legtöbb ügyfél jó, ha online számlázik e-mailben. Néhányan azonban még mindig szeretnék, ha a nyomtatott példányt eljuttatná a levélbe. A számlát ennek megfelelően küldje el.
A különböző ügyfelek eltérő számlázási szabályokkal rendelkeznek. Bizonyos számlák jóváhagyásához a vállalat tulajdonosához kell fordulniuk, majd leesik a számvitelre. Másoknak CC-vel kell könyvelniük a projektvezetőhöz, akivel dolgozol, így elküldhetik az OK-t a számvitelre.
Alkalmanként megvan a vásárló, ahol a számlát PDF formátumban kell elküldeni egy személynek jóváhagyásra. Ezután meg kell küldeni egy másik személynek jóváhagyásra. Végül elektronikus úton kell elküldeni egy külső számviteli osztálynak.
Ismerje meg, hogy mi a folyamat az ügyfél számára, és kövesse azt.
Határozottan határozza meg a feltételeket
Meglepő módon néhányan nem határozzák meg a fizetési feltételeket. Csak hagyják az alapértelmezett számlát a számlán. Ha a fizetési feltételei nem érhetők el a kézhezvételtől számítva, akkor ennek megfelelően módosítania kell őket a számlán. Ellenkező esetben az emberek azt feltételezik, hogy nem módosította a fizetési feltételeket az alapértelmezett beállításból, és a saját fizetési feltételeit töltse ki.
A fizetési feltételekről beszélve, az egyik módja annak, hogy megbizonyosodjon róla, hogy fizetett-e, mielőtt a munkát elvégzi, vagy a terméket elküldi, az előlegfizetés kedvezménye. Ügyfelei szeretni fogják a kis megtakarítás lehetőségét, és szeretni fogod azt a tényt, hogy nem kell aggódnod a merevség miatt.
Egyértelműen határozza meg, mikor számíthat a számlázásra
Hagyja, hogy ügyfelei előre tudják, hogy általában a hónap végén, a hónap első hónapjában, a hónap közepén, heti, kéthetente vagy egy projekt befejezésekor számlát állítanak ki. Ily módon tudják, mikor számíthatnak arra, hogy megkapják a számlát, és remélhetőleg a keresésre várnak.
Kínáljon többet, mint egy fizetési módot
Csak azért, mert a vásárlók 90 százaléka használja a PayPal-t vagy fizet online, nem jelenti a másik 10 százalékot. Azáltal, hogy az ügyfelek hitelkártyával vagy csekkkel fizethetnek, a legtöbb fizetési akadályt eltávolíthatja a legtöbb ügyfelének.
Annak érdekében, hogy ügyfelei meg tudják fizetni a kívánt módot, a számlán feltüntethetik a levelezési címüket, és lehetővé teszik, hogy a PayPalon kívüli online fizetési lehetőségek megfizethetők legyenek.
A PayPal jó hitelkártya-feldolgozási alternatívái közé tartozik a Stripe, a Braintree és a Authorize. Mindhárom hasonló árképzés 2,9% + 0,30 $ tranzakciónként. A további díjak a következők.
- A Braintree nem számít fel tranzakciós díjat az első 50k feldolgozásuk során. A nemzetközi devizaügyletekért további 1% -ot számítanak fel.
- Braintree és Stripe 15 $ visszafizetési díjat számít fel.
- A csík további 2% -ot számít fel a nemzetközi devizaügyletekért.
- Engedélyezhet egy 49 dolláros beállítási díjat, 25 dolláros havi átjáró díjat, 1,5% -os díjat a nemzetközi tranzakciókért, és 25 dolláros visszafizetési díjat.
Szóval hogyan választod? Íme néhány kérdés, amellyel kapcsolatban érdeklődhetsz.
- Elfogadja fizetését telefonon vagy mobileszközön személyesen?
- Kizárólag hitelkártyás fizetést (Visa, Mastercard, Discover, AMEX stb.) Szeretne elfogadni, vagy újabb fizetési módokat szeretne elfogadni, mint például az Apple Pay, Bitcoin vagy Venmo?
- Szükség van előfizetési számlázásra? Elosztott fizetési lehetőségek?
- Van ügyfelei világszerte és olyan országokban, amelyek nem használhatják a PayPal szolgáltatást?
Miután megkapta a válaszokat ezekre a kérdésekre, képesnek kell lennie arra, hogy a fizetési folyamatok jellemzőit az Ön igényeihez igazítsa, hogy meghatározza, hogy melyik az Ön számára megfelelő.
Ne feledje továbbá, hogy ha olyan ügyfelei vannak, akik nem fizetnek PayPal-on keresztül, mert valamilyen ellentétben vannak a PayPal ellen, akkor nem tetszik Braintree-nek sem, mivel Braintree-t a PayPal vásárolta meg.
Ellenőrizze, hogy elküldte a számlát
Tudja, hogy függhet a számlázó szoftverétől. Tehát nem feltétlenül teszed ezt, mert nem hisz a szoftveredben, hanem azért, hogy az első emlékeztetőt, hogy igen, elküldted a számlát.
Miután elküldte a számlát az első alkalommal vásárlónak, küldje el e-mailben azt a személyt, akinek a számlát kell kapnia, és bárki, akinek szüksége van rá a másolásra, amelyet éppen küldött a számlájába. Lehet, hogy a projektfrissítésekhez kapcsolódó alkalmi említésként szerepel.
Ezt általában csak akkor kell megtenni, ha az ügyfelek vagy az ügyfelek rendszeresen késnek a kifizetésekkel. Az első alkalommal történő ügyfelek számára lehetővé teszi, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a számlázási adatok helyesek.
Gentle Reminders küldése
Nem mindenki fizet 100% -ot időben. Néhány ember jogszerűen annyira elfoglalt lesz, hogy véletlenül elfelejtette a számlát. Kezdetben azt akarod feltételezni, hogy a számlát elfelejtette véletlenül, és ennek megfelelően képezze fel emlékeztetőit.
Számla újraküldése során néhány nagyszerű módja a számla-emlékeztető megközelítésének a következőket foglalja magában, beleértve a különleges helyzetekre vonatkozó megfogalmazást is.
- Észrevettem, hogy még nem nézett meg számlámat. Csak abban az esetben, ha nem jött át megfelelően, újra elküldöm. Másolatot is csatolok PDF formátumban külön e-mailben. Ezekben a napokban soha nem tudod a levélszemét-szűrőkkel.
- Tudom, hogy mostanában elfoglaltad az új projekt elindítását. Csak abban az esetben, ha eltemetve van a beérkezett üzenetekben, itt van a számla az utolsó hónap munkájáról.
- Remélem, jó utazásod volt! Tudom, hogy valószínűleg rengeteg felzárkózásra van szükséged, ezért azt akartam biztosítani, hogy ez a lista tetején legyen, mivel 30 nap volt.
- Ez csak egy barátságos emlékeztető a múlt havi számlámról. Az idő repül, de mivel 30 nap volt, azt hittem, hogy tudom.
A legtöbb esetben ez megoldja a problémát, és választ kell kapnia - és fizetnie kell. Ha nem kap választ egy személytől, mindig egy kedves emlékeztetőt küldhet valakinek. Hagyja, hogy ez a személy tudja, hogy nem hallott a számlájáról, és azt szeretné, hogy megbizonyosodjon róla, hogy eljuttatta a számlát.
Ha nem rendelkezik személyre szabott emlékeztetőkkel, akkor ez is jó. Választhat, hogy automatikus emlékeztetőket küld.
Tedd le a lábad
Ha a fenti emlékeztetők észrevétlenek, akkor lehet, hogy egy kicsit agresszívabb lesz. Ez különösen akkor fontos, ha a számla súlyosan késik. Néhány dolog, amit fontolóra kell venni, mielőtt elkezdené ezt az utat.
- Szeretné, hogy ez a vállalat ügyfél maradjon? Ha igen, akkor a lassú fizetéssel való együttérzés megszerzi a jövőbeni hűségét.
- Lehet-e megállítani a fizetést vagy a szolgáltatást a nem fizetés miatt? Ez a választás ismét eldöntheti, hogy szeretné-e, hogy ez a vállalat ügyfél maradjon.
Ezekkel a válaszokkal szem előtt tartva járjon el. Kezdje a számla újraküldését, mind digitális, mind postai úton. Hívja az ügyfelet, és tudassa velünk, hogy megérti, hogy a dolgok nehézkesek lehetnek, de befejezte a megállapodott szolgáltatásokat, vagy elküldte a termékeket. Így az aktuális fizetés azonnal megtörténik.
Igen, ez kényelmetlen lehet. De ez is üzlet. Valószínűleg nem az egyetlen olyan szállító, akivel az ügyfél késedelmes fizet, így nem lesz az egyetlen, aki végrehajtja a problémát. De ha te vagy az egyetlen, aki nyomást gyakorol rájuk, valószínűleg először fizetsz. Vagy legalábbis az elsődleges közművek után a bérleti díj és egyéb számlák kifizetésére kerül sor.
A kérdés fennmaradása frusztráló lehet mind az Ön, mind az ügyfelek számára, de ez kulcsfontosságú lehet a fizetésben. Egyes kisvállalkozások tulajdonosai arról számoltak be, hogy a törvényjavaslat megfizetése után két évig fizetnek. A késő soha nem jó, jobb, mint soha.
Számla kép Shutterstock segítségével
További információ: Népszerű cikkek 9 Megjegyzések ▼
