Míg sok vállalkozás és iskola nagyobb mértékben támaszkodik az elektronikus kommunikációra, néhányan még mindig olyan postahivatalokat kínálnak, amelyek kezelik a be- és kijövő papírt. A postai helyiség hasonló az üzleti vagy iskolai személyes postahivatalhoz. Azok, akik a postai szobában dolgoznak, ugyanazokat a dolgokat teszik, mint a postai alkalmazottak.
Külső levél
A mailroom egyik fő feladata, hogy a vállalat vagy az iskola összes külső levelét kezelje. A postahivatal a postai küldeményeket eljuttatja a helyhez, és felveszi az összes kimenő levelet. A postai alkalmazottak ezt követően rendezik az összes levelet, hogy elérje a címzetteket. Néhány helyen a postai alkalmazottak közvetlenül az egyes osztályokhoz szállítják a levelet, míg mások a tanszéktől valakit kérnek, hogy vegye fel a levelet.
$config[code] not foundBelső levél
Számos vállalat belső levelezés használatára támaszkodik a levelezés és a papírmunka továbbítására. Az alkalmazottak a dokumentumokat speciális interoffice borítékba helyezik, és elküldik az adott személynek és osztálynak. A postafiók alkalmazottai felveszik az osztályközi leveleket az osztályoktól, vagy az osztály munkatársai az interoffice leveleket a postai terembe terjesztik. Néhány vállalatnál a postai alkalmazottak készítik el a szállítmányokat, míg másoknál a szervezeti egységeknek meg kell vizsgálniuk a saját postafiókjukat.
Postaköltség
Különösen a nagyobb iskolákban és a vállalkozásoknál a postaszolgálat feladata annak biztosítása, hogy minden kimenő levélnek megfelelő postai küldeménye legyen. Különösen az iskolákat tekintik nonprofitoknak, és néha különleges postaköltséget kapnak. A postai alkalmazottak ellenőrzik az összes kimenő levelet, és a postai küldeményeket a vállalkozáshoz kapcsolódó célból adják meg. Az alkalmazottak a csomagokat is mérik, és meghatározzák a szállítási költségeket. Bizonyos esetekben a cég saját postai mérőjét is használhatja, amely lehetővé teszi a cég számára, hogy pénzt takarítson meg, ha a postai küldeményektől a nagy csomagokig fizet.
Egyéb szállítók
Míg a postai terem többnyire felelős a belső postai küldeményért és bármiért, ami a postahivatalon keresztül történik, vagy más módon, ez általában más fuvarozókkal is foglalkozik. Bármi, ami az üzletnek küldött, gyakran először a postaterületen megy keresztül. Ez azt jelenti, hogy a szállítási személyzet gyakran elhagyja csomagjait a postai helyiségben, és nem próbálja megtalálni a csomag tényleges helyét. Hasonlóképpen, ha valaki olyan csomagot kap, amely nem tartozik hozzá, akkor eljuttathatja azt a postahivatalba, hogy elérje a megfelelő rendeltetési helyre.
Vevőszolgálat
A postai dolgozókkal és más hajózási személyzettel való foglalkozás mellett a postai alkalmazottak gyakran kommunikálnak más iskolai vagy vállalati munkásokkal, valamint az iskolai diákokkal. Azokban az esetekben, amikor a postai helyiség egyszerűen elkülöníti a leveleket egyéni postafiókokba, a diákok és a munkavállalók eljuttatják a leveleket. Ha olyan probléma merül fel, mint például valami, ami nem érkezett meg, vagy a levelezéshez való hozzáférés problémája, a postai munkatársak feladata, hogy kezelje a kérdéseket és a hibaelhárítást. A postai teremben való munka jó ügyfélszolgálati készségeket igényel, hogy mindenki elégedett legyen.
