Bármely olyan szervezet, amely sok taggal rendelkezik egy széles területen, függetlenül attól, hogy klub, nonprofit, üzleti vagy helyi önkormányzat, hasznos lehet-e hírlevél közzétételével, hogy a kommunikációs vonalak a tagok között nyitva maradjanak. Sokan hozzá tudnak járulni egy hírlevélhez, de minden hírlevélre szükség van egy szerkesztőre, hogy megbizonyosodjon a kiadvány rendszeres megjelenéséről. A hírlevél mindössze néhány oldalt, néha csak egy oldalt jelent, egy újság miniatürizált változata. De ez azt jelenti, hogy a hírlevél-szerkesztőknek nagyobb az összes feladata.
$config[code] not foundKapcsolat létrehozása
A hírlevél-szerkesztőknek tudniuk kell, hogy milyen történetek vannak ott azáltal, hogy kapcsolatot teremtenek az egész lefedettségi területen. Ha egy szervezet elég nagy ahhoz, hogy teljes munkaidős szerkesztőt vegyen fel, akkor ez a személy képes lesz arra, hogy a legtöbb időt fordítsa ezekre a kapcsolatokra. A szerkesztő által használt legfontosabb eszköz a fontos és releváns emberek telefonszámainak átfogó és egyre növekvő listája.
Történetek hozzárendelése és írása
Ha a hírlevél elég kicsi, a szerkesztők az összes történetet írják. Ellenkező esetben a szerkesztők átadják a feladatokat az íróknak. A hírlevelekben háromféle tartalom jelenik meg: sajtóközlemények, hírcikkek és oszlopok. Mindaddig, amíg a szerkesztő nyitott kommunikációs vonalat tart a sajtóközleményekhez, kéretlenül kell jönniük. A híreket a szerkesztők aktívan kérik, akár az írókhoz rendelt feladatok elosztásával, akár a saját ötleteik ösztönzésével. Az oszlopokat a szerkesztő hozzárendeli.
Oldal elrendezés
Az összegyűjtött tartalmat a szerkesztőnek le kell fordítania az oldalra. A Microsoft Word-ben egy kis egyoldalas hírlevelet lehet dobni. Az Adobe InDesign programban professzionális megjelenésű hírlevelet hozunk létre. A szerkesztő feladata, hogy következetes és vonzó formátumot teremtsen az információk bemutatásához.
Nyomtatás és terjesztés
A hírlevél írása után a szerkesztő végső feladata az olvasóknak való terjesztés. A legkisebb kiadványokat irodai nyomtatóból lehet kinyomtatni. A hagyományos nyomtatott hírlevelet egy másolati boltba nyomtatják, és a postai úton terjesztik. A gazdaságosabb lehetőség, ha a hírlevelet pdf formátumban mentjük el és elektronikus úton terjesztjük e-mailek listáján keresztül. A szerkesztő feladata az olvasók naprakész listájának fenntartása.
