Sokak számára a találkozóra való hívás nem üdvözlendő esemény. Számos munkahelyen a munkavállalók rengeteg időt töltenek olyan találkozókon, amelyek túlságosan gyakran hatékonyan teljesítenek semmit. Ahelyett, hogy lehetővé tenné a találkozót, hogy beleolvadjon a többi értéktelen - és talán még fájdalmas - találkozókba, amelyeket a résztvevők előzőleg tapasztaltak, állítsa be egymástól, hogy hatékonyan tervezze meg és tartsa a találkozóját.
$config[code] not foundA meghatározott célok. Minden ülésnek célnak kell lennie. A találkozó előtt döntse el, hogy mit szeretne elérni ezen az ülésen. A cél összeállításakor írjon egy tömör és könnyen érthető nyilatkozatot, például: „Hirdetési kampány kiválasztása a negyedik negyedévben”.
Készítsen napirendet. Sorolja fel azokat a témákat, amelyekről az ülésen megvitatni kívánja azokat a sorrendeket, amelyekben meg kívánja vitatni őket. További pontosságot adjon a napirendhez úgy, hogy az egyes elemek mellett megbeszélésre becsül egy becsült időt, ami segít abban, hogy biztosítsa, hogy nem tartalmaz túl sok elemet.
Ossza meg célját és napirendjét az ülés előtt, e-mailben. Az értekezlet céljának és a napirendnek az érkezésük előtt résztvevőkkel való megosztásával lehetővé teszi számukra, hogy mentálisan felkészüljenek a találkozóra, és lehetőséget adnak nekik arra, hogy a tervezett dokumentumokhoz vagy más, a tervezettekhez kapcsolódó dokumentumokhoz jussanak. téma.
Szerepek létrehozása. Válasszon ki egy személyt, aki titkárként szolgál, és kérje fel ezt a személyt, hogy jegyzeteket készítsen az ülés előrehaladtával. Hozzon létre egy másik találkozó résztvevőt az időgazdának. Ez az egyén folyamatosan figyelemmel kíséri az órát, és segít biztosítani, hogy minden napirendi ponthoz kövesse a tervezett időmegosztását. Ismertesse magát a találkozó moderátorának, és vállalja a feladatát, hogy időben és hatékonyan mozogjon a napirendi pontokon.
Ismételje meg az értekezlet vezérlését, ha kicsúszik a kezéből. Különösen akkor, ha a találkozó résztvevője hajlamos arra, hogy a találkozókat tévesen vezesse, létfontosságú, hogy gyakorolja hatalmát az ülésvezetőként, és tartsa meg az ülésszakot. Ahhoz, hogy ezt hatékonyan tegyük, udvariasan emlékeztessük az egyént arra, hogy megpróbálják megragadni az értekezlet találkozóját, és kérje meg őt, hogy késõbb megmentse a mellékhatásait.
Feladatok hozzárendelése. Amikor megvitatja a vitát, és eldönti, hogy mit kell tennie, rendelje el ezeket a feladatokat a helyszínen. Az egyes feladatok elvégzésének határidejét is meg kell határozni, javítva annak esélyét, hogy a feladat valóban megtörténik. Kérd meg az egyénet, hogy találkozzon percekkel, hogy írja le ezeket a feladatokat.
A találkozót időben lezárja. Ha lehetővé teszi, hogy a találkozó elmozduljon az ütemezett végponttól, akkor valószínűleg azt fogja találni, hogy a résztvevők sokan mentálisan megnézik a leülést. Ha eléri a kijelölt idő végét, és még megvitathatod az elemeket, terjessze őket egy későbbi időpontra, tiszteletben tartva azokat, akik időt adtak az ülésen való részvételre.
Ossz meg perceket a találkozó után. E-mailben küldje el az ülés jegyzőkönyveit, és köszönöm a résztvevőknek az együttműködés és az elkötelezettségük 24 órás találkozását követően. Ha sok feladatot adott meg az ülés során, udvarias emlékeztetőt kell adnia a résztvevőknek, hogy kövessék a hozzárendelt elemeket.
