Képzeld el, hogy kényszeríted a puskát az iratszekrényen keresztül, hogy egy régi mappát keressetek egy fontos dokumentummal, amelyet meg kell oldani az ügyfelek lekérdezéséhez.
Nos, egy ilyen papíralapú dokumentumban tárolt információ megadóztatása, frusztrálása, és kétségtelenül lassú lesz. A régi dokumentumok beolvasásakor és elektronikus adatbázisban történő tárolásakor azonban a dokumentumok kezelése sokkal egyszerűbbé és hatékonyabbá válik a vállalkozás számára.
$config[code] not foundMi az a dokumentum-szkennelés?
A dokumentum-szkennelés, más néven dokumentum-képalkotás, egyszerűen egy papírdokumentum (vagy mikrofilm) digitális képének rögzítésének folyamata.
„Az, hogy a papírdokumentumait elektronikus kereshető képekké alakítják át, amelyek nagymértékben segíthetik az üzleti folyamatokat,” Neil McKeever, az Egyesült Királyságban működő Kefron dokumentumkezelő és szkennelési szolgáltatással foglalkozó dokumentum-képező szakember e-mailben válaszolt a Small Business Trends-nek.
A fizikai dokumentumok digitális formátumú átalakításának teljes folyamata magában foglalja a kép szkennelését és rögzítését optikai karakterfelismerő (OCR) szoftver segítségével. Az OCR intelligens módon felismeri a digitális képeket, és szöveges dokumentumokká alakítja azokat, amelyek lehetővé teszik a kulcsszavak keresését egy dokumentumon belül.
„A helyes végrehajtáskor a dokumentum-szkennelés megváltoztathatja a vállalkozás működésének módját, és időt és pénzt takaríthat meg” - tette hozzá McKeever.
A szkennelési dokumentumok üzleti előnyei
McKeever szerint, akinek a feladata, hogy segítse a kis- és vállalati ügyfeleket, hogy a leghatékonyabb és legmegfelelőbb módon vezessék be és tartsák fenn az információkezelő rendszerüket, számos ok van a dokumentumok szkennelésére (vagy képalkotására) értékes lehet az Ön számára.
Elmagyarázza a dokumentumok szkennelésének hat fő előnyét a vállalkozások számára:
1. A dokumentum szkennelése időt és pénzt takarít meg
Ha egy gombnyomással könnyen hozzáférhet az összes fájlhoz és dokumentumhoz, akkor Önnek vagy munkatársainak nem kell időt pazarolni a dobozok és a fájlok keresése során, és megpróbáljuk megtalálni a szükséges dokumentumot. Nem fogsz fizetni a munkatársakat olyan feladatra, amely órákon belül eltarthat, ha másodpercek alatt be kell fejezni.
2. A dokumentum szkennelése javítja az ügyfélszolgálatot
A dokumentum-képalkotás segítségével digitalizálhatja a fájl minden részét és indexelheti azt egy sor metaadattal. Ez azt jelenti, hogy ha egy adott információra - például számla számra - szüksége van, azonnal megtalálja azt. Ez különösen akkor hasznos, ha a lehető leggyorsabban szeretné kielégíteni ügyfelei igényeit.
3. A dokumentum szkennelése csökkenti a tárhelyet
A fizikai dokumentumok digitális fájlokká alakításával már nem kell tárolni azokat, ahol közel vannak a kezükhöz. A dobozok felrakhatók és biztonságos, elkötelezett helyszínekre szállíthatók, így nagyobb helyet biztosítanak az irodában, és fontosabb dolgokat hozhatnak létre, és csökkenthetik a papírfájlok tárolásával kapcsolatos költségeket.
4. A dokumentum szkennelése Javítja a biztonságot
Mivel nem lesz szükség a papírfájlokra a helyszínen, azokat olyan tárolóhelyiségekben tarthatja, amelyek kiemelkedő biztonsági protokollokat tartalmaznak. Nem kell aggódnia az irodai biztonságról sem, mivel az összes digitális fájl és biztonsági mentés távolról is tárolható nagy biztonságú kiszolgálókon.
5. A dokumentum szkennelése lehetővé teszi, hogy megosszák és együttműködjenek
A digitális fájlok másik nagy előnye a dokumentumok megosztása. Több kolléga is igénybe veheti ugyanazt a dokumentumot, ha szükséges, csökkentve újra az elpazarolt időt, amikor a papírfájlokat át kell adni egy osztályról a másikra.
6. A dokumentum szkennelése segít megfelelni a megfelelőségi előírásoknak
Végül előfordulhat, hogy az iparági megfelelőségi eljárások megkövetelik, hogy bizonyos dokumentumokat digitálisan és fizikailag is tartsanak. A biztonságos és hatékony dokumentum-képalkotó megoldás telepítése most már időt és energiát takaríthat meg a sorban.
Szkennelés fotó a Shutterstock segítségével
3 Megjegyzések ▼
