A hatékony jelentés írásának kulcsa az, hogy csak ragaszkodjunk a tényekhez. A legfontosabb részletekre összpontosít. A legjobb jelentések világos és tömör magyarázatot adnak a témáról. Sokan úgy vélik, hogy a jelentésnek hosszúnak kell lennie, és részletekkel kell elmerülnie, de valójában egy hatékony jelentés tömören lesz az ügy lényegére. Mielőtt elkezdené írni a jelentést, először hozzon létre egy listát az összes olyan témáról, amelyet meg kell vitatnia. Ezután az információk alapján szervezheti meg a jelentést.
$config[code] not foundA jelentés írása előtt írja le a jelentést. Hozzon létre általános részeket, majd ossza ki ezeket a részeket kisebb részekre, amelyek leíró jellegűek és könnyen követhetőek. Készítse el a vázlatot egy tartalomjegyzékbe, és a jelentés elején adja meg a tartalomjegyzéket, így az olvasó könnyedén hivatkozhat a jelentés információira.
Határozza meg a közönséget. Ki fogja olvasni ezt a jelentést? Ez segít abban, hogy eldöntse a jelentés hangját. Döntse el, hogy informális vagy formális. Függetlenül attól, hogy melyik hangot használja, írjon sima, egyszerű nyelven. Kerülje a "vállalati beszédet", zsargont és nagy szavakat.
Indítsa el a jelentést egy összefoglalóval. Összefoglalja a legfontosabb pontokat. Használja a golyókat az egyszerűség érdekében, és felhívja a figyelmet a jelentés fő célkitűzéseire. Jöjjön vissza az összefoglalóhoz, miután a jelentés elkészült, hogy meggyőződhessen arról, hogy a legfontosabb adatokat rögzítette.
Adjon meg konkrét részleteket minden egyes alszakaszról, amelyet az első lépésben felvázolt. Oszd őket rövid bekezdésekre. Minden bekezdés nem haladhatja meg a négy vagy öt mondatot. Kerülje a bonyolult leírásokat: Adja meg a pontot, a vonatkozó statisztikákat vagy javaslatokat, és lépjen a következő szakaszra.
A pontokat szemlélteti a mérsékelten. A találatokat alátámasztó grafikonok, diagramok és fényképek segítik az olvasót a koncepciók megértésében.
Az első tervezet befejezése után olvassa el kétszer a jelentést. Vágja ki a felesleges szavakat és a felesleges nyelvet. Helyes nyelvtani és helyesírási hibák.
A jelentés szövegét egy vonzó fedéllel egy vonzó sablonban helyezze el. A Microsoft Office ingyenes jelentéssablonokat tartalmaz a Microsoft webhelyén (lásd a forrásokat). A jelentést csavarja be spirálkötésbe, így az olvasók könnyen átfordíthatják az oldalakat.
Tipp
Minimálisítsa az oldalak számát, ha azt szeretné, hogy a jelentés hatékony legyen.
Ne hagyja, hogy az olvasó eltűnjön vagy megfélemlítse a jelentés hosszát. Azt akarod, hogy az emberek a jelentést teljes egészében olvassák el, nem pedig egyszerűen csak megragadják.
Hagyja, hogy egy másik olvasó megnézze a jelentést, hogy megbizonyosodjon arról, hogy hatékonyan közvetíti a pontokat.
