A találkozómemóriák a találkozó célját, a releváns tényeket és a címzetteknek az információkra való válaszadással foglalkoznak. Tartsa a megjegyzést a lehető legközvetlenebbé és tömörebben, és küldje el elektronikusan, vagy helyezze el a munkavállalók belső levelező dobozába. A szilárd üzleti megbeszélés jegyzéke segít a vezetőknek, a csapatvezetőknek és a munkatársaknak időben és hatékonyan megosztani az alkalmazottakkal kapcsolatos információkat a közelgő találkozókról.
$config[code] not foundMemo formátum
A találkozó feljegyzésének formázása során kövesse az írott üzleti kommunikáció szabványos eljárásait. egyetlen szóköz és balra igazolja a tartalmat, ugorjon egy sort a bekezdések között, tegyen egy területet minden időszak után, és ne lépjen bele, amikor új bekezdést indít. Használjon olyan konkrét címsorokat, mint a "Mi a találkozóhoz", hogy segítse a címzetteket a fontos információk azonosításában, és számozott listákat és pontokat adjon meg, hogy gyorsan megtalálhassa a szükséges információkat, javasolja a Purdue Egyetem Online író laborját. Hagyjon 1,5 hüvelykes margót a tetején - kivéve, ha fejléces lapot használ, és növelnie kell az árrést -, és írja be a "MEMORANDUM" szót félkövér betűkkel az oldal tetején, javasolja a Loyola Egyetemet New Orleansban.
Részletek és témakör
Adjon meg konkrét információkat az ülésről. Ne használjon találkozómemóriákat más olyan kérdések megvitatására, amelyek nem relevánsak az ülésen, ajánlja a Marylandi Egyetem Egyetemi Főiskoláját. Adja meg az értekezlet dátumát, időpontját és helyét, az elsődleges témát, és ki vezeti az ülést a címsorban. Adja meg a feljegyzést az egyes alkalmazottakhoz, egy teljes osztályhoz, egy adott csapathoz vagy az egész személyzethez, ha szükséges. Adjon rövid összefoglalót arról, hogy mi lesz az ülésen, és tartalmazzon utasításokat vagy mellékleteket, ha azt szeretné, hogy a dolgozók elolvassák vagy elkészítsék az anyagokat az ülés időpontja előtt. Tartsa emlékeztetőjét egy oldalra vagy kevesebbre.
A nap videója
Az Ön számára a Sapling által elhozták Önöket a Sapling általProfesszionális hang
Használja a közös hétköznapi szakmai nyelvet a jegyzetében, és kerülje el a szlenget, a szarkazmát vagy a vicceket. Nyilvánvalóan állapítsa meg, hogy mikor, hol és miért vezeti az összejövetelet, és ne próbálja meg lenyűgözni a címzetteket a szókincs szavakkal. Legyen közvetlen és konkrét a találkozó adataival és utasításaival, miközben udvarias és udvarias hangot ad. Kerülje az érzelmeket, és ragaszkodjon az alapvető tényekhez az ülésről, Loyola Egyetem szerint. Még akkor is, ha az értekezleten az érzelmileg feltöltött kérdéseket, konfliktusokat vagy vállalati aggályokat tárgyalja, a találkozómemória nyugodt, semleges hangot igényel.
Találkozó-emlékeztető küldése
A találkozó emlékeztetőjét ugyanúgy küldje el, ahogyan rendszerint kommunikálna munkatársaival és munkatársaival. Például egy általános iskolaigazgató minden egyes tanár belső postafiókjába helyezheti a memo egy kemény példányát. Vagy elektronikus úton is küldhet emlékeztetőket a tanárok munkahelyi e-mail címére. Csak akkor küldjön szöveges üzenetmemóriát az alkalmazottaknak, ha már előzetesen értesítette őket arról, hogy ezt az utat tervezi. A feljegyzések általában túl hosszúak ahhoz, hogy szöveges üzeneteket küldjenek, kivéve, ha csak a dátumot, az időt és a helyet adják meg. Kerülje az alkalmazottak személyes e-mail fiókjainak használatát az üzleti életben, de ne habozzon küldeni az emlékeztetőket az e-mail címek kezelésére.
