Az értekezlet jegyzőkönyvei fontosak annak, hogy mit tartottak az ülésen, beleértve a megvitatott elemeket, a meghozott döntéseket, a végrehajtott és felhatalmazott feladatokat, valamint a kitűzött ütemezéseket. Ideális esetben az ülések jegyzőkönyveit mind a találkozó résztvevői, mind azok, akik elmulasztották a találkozót, referenciaként szolgálnak a meghozandó intézkedésekre. A jegyzőkönyvet a jövőben erőforrásként is használják, ha valaki vissza akar térni, és egy bizonyos időt vagy projektet szeretne hivatkozni. A pénzügyi megbeszélések jegyzeteinek különösen részletesnek és pontosnak kell lenniük, mivel fontos számokkal és statisztikákkal foglalkoznak. Ha felelős a pénzügyi bizottság üléseinek megjegyzéséért, győződjön meg róla, hogy a jegyzetek követik a vállalati protokollt, és tartsák be az alapvető irányelveket a hatékony és hatékony megbeszélések elfogadásához.
$config[code] not foundJegyezze fel a cég nevét, a dátumot és az időt a dokumentum tetején. Ide tartoznak az egyéb releváns információk is, mint például az egyes osztályok vagy a csapat neve, vagy bármely konkrét ok, ami miatt az ülést hívták.
Felvétel résztvevők. A pénzügyi bizottsági ülések résztvevői általában egy igazgatótanács elnöke, igazgatósági tagjai és a társaság pénzügyi tevékenységeivel közvetlenül kapcsolatban álló személyzet, például könyvelő vagy pénzügyvezető. Ha ez egy kormányzati pénzügyi találkozó, a város vezetője és még a polgármester is jelen lehet. Ezen túlmenően, a külső cégek képviselhetők az ülésen, ha egy adott projektről megbeszélésre kerül sor. Ügyeljen arra, hogy jegyezze fel az emberek címét. Ha kell, át kell adnia a jelenléti íveket, így győződjön meg róla, hogy megkapja a helyes neveket. Felveheti a résztvevők nevét is, akik nem voltak jelen, de szükség lehet a jegyzőkönyv másolatára.
Ha van egy napirend, jegyezze fel az egyes témaköröket a téma megvitatásakor. A pénzügyi bizottsági ülés témái gyakran tartalmazzák a költségvetést, a konkrét projekt pénzügyi, bevételi vagy pénzügyi kimutatásokat, a jövőbeni elosztásokat vagy a költségvetési naptár módosítását vagy frissítését. A vállalati protokolltól függően vegye figyelembe a prózai vagy golyóforma főbb pontjait és alpontjait. Megjegyzendő, hogy ki beszél, minden megnevezett nevet vagy számot, valamint bárki, akinek a feladata van, és a megbízás határidejét.
"Egyéb üzlet" rekord. Miután a napirendi pontokat lefedték, hozzon létre egy új szakaszt, melynek címe: Egyéb üzletek. Itt megemlítheti a vita tárgyát képező új elemeket. Ismét vegye figyelembe a hangszórót, a megvitatott dátumokat és számokat, valamint a hozzárendelt feladatokat és határidőket.
Kijavítás és a hiányzó információk címzése. Az értekezlet-megjegyzés előtt győződjön meg arról, hogy azok olvashatók és nyelvtani szempontból helyesek, hogy nincsenek helyesírások, és hogy a neveket helyesen írta-e be. Ha hiányzik az Ön által ismert információ, akkor próbálja meg megtalálni a hiányzó információkat. Próbáld meg a lehető leghamarabb megírni a perceket, amint lehetséges, miközben még emlékszel arra, hogy mi történt.
