Az irodai titkár gyakran az irodát vagy üzletet összekötő ragasztó, amely támogatást nyújt számos alkalmazottnak és osztálynak. Az irodai titkárok nem igényelnek formális oktatást, de a legtöbb vállalat megvizsgálja a számítógépes ismeretek tanfolyamának befejezését és az egyéb irodai készségeket. Payscale.com szerint 2010-től az irodai titkárok évente átlagosan 20 893 és 30 990 dollár között mozognak.
$config[code] not foundÜdvözlet és bejelentkezés
Az irodai titkár üdvözli az ügyfeleket, a pályázókat és az egyéb látogatókat, amikor megérkeznek az irodába. Ha a látogató találkozik valakivel, aki a cégnél dolgozik, az irodai titkár ellenőrzi a látogatót, és bejelenti az érkezését a megfelelő alkalmazottnak.
Mivel az irodai titkár gyakran az első benyomás az embereknek a vállalatnál, mindenkor szakmai megjelenést és viselkedést kell fenntartania. A megfelelő etikett használata és a barátságos hozzáállás az irodai titkár munkájának fontos része. Érkezéskor kézfogás és szemkontaktus segítségével a látogató tudja, hogy jelenlétét elismerik és értékelik. Amikor egy látogató vagy ügyfél elhagyja az épületet, az irodai titkár köszönetet mond neki, hogy eljött, és ha szükséges, ellenőrizze.
Kommunikáció és levelezés
A telefon és az írásos kommunikáció elengedhetetlen ahhoz, hogy segítsen a cégnek az üzletmenet előrehaladásában és építésében. Az irodai titkár nagy szerepet játszik az irodában és a cégen belüli kommunikációs folyamatban. Telefonhívásokat kezdeményez, átirányítja a hívót a megfelelő személynek, vagy üzenetet fogad, telefonhívásokat ad az ügyfeleknek, és tájékoztatást vagy utasításokat ad azoknak, akik segítséget kérnek.
A telefonos kommunikáció mellett az irodai titkár az írásbeli és e-mail levelezésben is részt vesz. A vezetők vagy a vezetők felkérhetik az irodai titkárt, hogy levelet írjon, vagy válaszoljon az ügyfelek kérdéseire. Az, hogy a kommunikáció vagy levelezés telefonon, levélben vagy e-mailben történik-e, az irodai titkárnak mindig professzionálisan kell kommunikálnia, fenntartva a cég által megalapozott hírnevet.
A nap videója
Az Ön számára a Sapling által elhozták Önöket a Sapling általNyilvántartás
A forgalmas iroda megköveteli a rekordok és adatok folyamatos frissítését. Ha a vállalat részt vesz a termékek vagy szolgáltatások értékesítésében, az értékesítési nyilvántartásokat, a készleteket és az ügyfelek kéréseit naponta frissíteni kell. Az irodai titkár az ügyfelek és az ügyfelek által fizetett kifizetéseket végzi, és segítséget nyújthat a számviteli osztálynak az értékesítőknek küldött kifizetések naprakész nyilvántartásában.
Az értékesítéssel kapcsolatos nyilvántartásokon kívül az irodai titkár az ülések jegyzőkönyveit is rögzíti. A nyilvántartás a cég történetét mutatja, ami történt, és létfontosságú lehet a vállalat fejlődéséhez. Az irodai titkár sok órát tölt, frissíti és karbantartja a számítógépen található írásos feljegyzéseket és nyilvántartásokat.
