A hatékony kommunikáció elengedhetetlen a szervezet erőforrásainak tervezéséhez és ellenőrzéséhez a vállalat céljainak eléréséhez. Az üzleti üzenetek fontossága a hatékony kommunikációs készségeket kritikus üzleti eszközként és lényeges alkalmazottatulajdonságként teszi lehetővé. Herta Murphy, Herbt Hildebrandt és Jane Thomas, a „Hatékony üzleti kommunikáció” szerzői szerint a „hét C” használata, mint például a teljesség és a tömörség, biztosítja, hogy a munkavállalók jobb kommunikátorokká váljanak, képesek legyenek kiválasztani az üzenet tartalmát és stílusát amely legjobban megfelel az üzenet céljának és címzettjének.
$config[code] not foundTeljesség
A teljes üzleti üzenet tartalmazza az összes információt, amelyet a vevő megkövetel, hogy megértse és esetleg válaszoljon az üzenetre. A teljes üzenet hat kérdésre válaszol: ki, mi, mikor, hol, miért és hogyan. Például, ha felkérik egy alkalmazottat, hogy készítsen jelentést, jelezze, hogy melyik jelentés szükséges, amikor a jelentést ki kell tölteni, kinek és hol kell a jelentést készítenie, és hogyan kell létrehozni a jelentést.
Tömörség
A tömör üzleti üzenetek idő- és költséghatékonyak, mivel az üzenetek csak a lényeges információkat tömören közvetítik az ötletek megismétlése nélkül. A tömör üzenetek nem tartalmaznak felesleges részleteket, és ha lehetséges, a szavak helyett egyetlen szót használnak. Ezen túlmenően a kommunikátor „enyhe” és „kifejezett” kifejezéseket használ. Például: „Az öt hónapos eladók három negyedét teszik ki.”
A nap videója
Az Ön számára a Sapling által elhozták Önöket a Sapling általMegfontolás
A hatékony kommunikáció megfelel egy adott hallgató igényeinek. Például: „Ha a nyitott számlák egyeztetését és a naplózási egyeztetésről szóló jelentéseket három órával az asztalon fogjuk használni, akkor könnyebben össze tudják egyeztetni a vállalati számlákat.”
konkrétság
A hatástalan kommunikáció elkerülhető a hatékony kommunikátor által, aki konkrét vagy határozott információkat, például tényeket és számokat használ az ötletek közvetítésére. Például: „A beszámolónk öregedési jelentése azt jelzi, hogy 30 napon belül 15 000 dollárt adunk Smith Electricalnek, 60 000 dollárért, összesen 60 000 dollárért.” Az üzenetek konkrétabbak is, ha kifejezett szavakat használnak. Például a „naplóegyeztető jelentés” határozottabb, mint a „beszámolók beszámolója”.
Világosság
Az egyértelműség lehetővé teszi, hogy a hallgató könnyedén megértse az üzenetet. Egyértelmű beszéd érdekében a beszélő pontos nyelvet és ismerős szavakat használ. Például egy beszélő azt mondhatja, hogy „a számlák egyeztetése után” a „számlák összeegyeztetése után” helyett. A tisztaság megköveteli a technikai és üzleti zsargon elkerülését is, kivéve, ha a felszólaló biztos abban, hogy a hallgató ismeri a feltételeket. A felszólalónak is el kell kerülnie a hosszú mondatokat és a szavak kényelmetlen elrendezését.
Udvarias
Az udvarias kommunikáció tiszteletben tartja az olvasót vagy a hallgatót. Az ilyen kommunikáció elkerülheti a megkérdőjelezhető humort is. Például a „Az Ön üzenete teljesen feloldhatatlan” helyett egy udvarias üzenet azt mondhatja: „Nincs elegendő tapasztalat az utasítások megfelelő értelmezéséhez”.
helyessége
A helyesség a megfelelő írásjelek, nyelvtan és helyesírás használatára, valamint a pontos tények és adatok használatára utal. Ezért a helyesség azt sugallja, hogy a kommunikációban szereplő összes információt pontosan ellenőrizni kell és időben kell elvégezni. Például a helyesség megköveteli az eredeti adatforrások használatát, ha lehetséges.
