A dokumentumkezelő szerepe

A dokumentumkezelő az informatikai személyzet tagja, amelynek célja a dokumentáció teljes munkafolyamatának szervezése, frissítése és javítása egy vállalaton belül. A társaságok a dokumentumkezelők legnagyobb munkáltatói, bár egyes iparágak - mint például a nagyobb ingatlanvállalatok, jogi szolgáltatások, finanszírozás, egészségügyi ellátás és biztosítás - valószínűleg a dokumentum méretétől függetlenül egy dokumentumkezelővel rendelkeznek. A legtöbb dokumentumkezelő pozíció legalább egy-három évvel korábbi tapasztalatot igényel; mindazonáltal a szakképzéssel rendelkező közelmúltbeli főiskolai diplomások közvetlenül a pozícióba léphetnek. A speciális funkciókkal kapcsolatos szakértelem, mint például a dokumentumkezelő rendszerek és / vagy az ügyfélkapcsolat-kezelő programok, elengedhetetlen a munkafunkcióhoz. A dokumentumkezelőknek öt fő feladata van: hozzáférhetőség növelése, dokumentumok archiválása, információk frissítése, nyomon követhetőség rögzítése és dokumentumok lekérése.

$config[code] not found

Növelje a hozzáférhetőséget

A munkatársaknak munkájuk befejezéséhez hozzáférést kell biztosítaniuk a dokumentumokhoz, mint például a borító levelek, marketinganyagok, oktatóanyagok és ügyfélinformációk. Hagyományosan a munkavállalók ezeket a fájlokat közvetlenül a merevlemezükre mentették a jövőbeli hozzáférésre, de létezik annak a kockázata, hogy a fájlok elavulnak. Ezen túlmenően a dolgozók értékes időt pazarolhatnak a merevlemezek fésülésére olyan dokumentumokra, amelyeket soha nem töltöttek le. A dokumentumkezelő rendszer megoldja ezeket a problémákat. Olyan fókuszpontot hoz létre, ahol minden dokumentum mentésre kerül. Ezenkívül ugyanezek a dokumentumok egy weboldalon keresztül megoszthatók az alkalmazottakkal és az ügyfelekkel. A legtöbb dokumentumkezelő rendszer könnyen továbbíthatja a webhelyet; az előnye, hogy bárki számára elérhető az internetkapcsolat, és nem igényel további szoftvereket vagy telepítéseket a megtekintéshez (felhasználónév és jelszó megadása szükséges, de meg lehet adni).

Dokumentumok archiválása

Az IRS megköveteli a pénzintézetek számára, hogy az ügyféllel kapcsolatos dokumentációt öt évvel a fiók lezárását követően tartsák. Az Igazságügyi Minisztériumnak még hosszabb időre van szüksége az ügyvédi irodák számára, ami azt jelenti, hogy mindegyik fájlnak valahol el kell mennie. A dokumentumkezelők általában dokumentumokat archiválnak időrendi sorrendben, bár egyesek alfabetikusan preferálják a tárolandó információ mennyiségétől függően. Ha ez egy papírmentes iroda, akkor a dokumentumoknak biztonsági másolatot kell készíteniük (két különálló helyen), majd át kell üríteniük a szerverről.

A nap videója
Az Ön számára a Sapling által elhozták Önöket a Sapling által
Dokumentumok frissítése

A szervezet méretétől függően az írási készségek kulcsfontosságú szerepet játszhatnak a dokumentumkezelő szerepében. A borító levelek, sablonok és oktatóanyagok állandó frissítéseket igényelnek, hogy továbbra is relevánsak maradjanak. Továbbá, az adatvédelmi nyilatkozatok, az üres szerződések és a technikai dokumentumok évente egyszer kis csíkot kapnak. Függetlenül attól, hogy a dokumentumkezelő személyesen teszi-e ezeket a változtatásokat, felelőssége annak biztosítása, hogy mindenki a legkorszerűbb változatokat használja. Ennek legegyszerűbb módja a dokumentumkezelő rendszer használata.

Felvétel nyomon követhetősége

A dokumentumok megváltoznak, és a dokumentumkezelő felelőssége, hogy tudja, ki tette meg a változtatásokat. A nyomon követhetőség a legtöbb dokumentumkezelő szoftver standard szolgáltatása. A dokumentumkezelő azonban nyomon követheti a nyomon követhetőséget a szoftver nélkül, így minden dokumentum csak olvashatóvá válik, majd a naplózás megkeresésekor a beérkezett változásokat követeli meg.

Dokumentumok letöltése

Vannak idők, amikor a dokumentumkezelőnek olyan elemeket kell találnia, amelyek már archiváltak. Ez leggyakrabban az ellenőrzések, a peres eljárások és a természeti katasztrófák miatt következik be, amelyek mindegyike a múltbeli események aprólékos nyilvántartását igényli. Emiatt a dokumentumkezelőknek az anyagok logikailag és pontosan kell archiválniuk. Így bármely dokumentumkezelő hozzáférhet a szükséges rekordokhoz, függetlenül attól, hogy ki eredetileg tárolta azokat. A természeti katasztrófákra való felkészüléskor tárolja az irodai kiszolgáló biztonsági másolatát az irodán kívül. Ha lehetséges, tárolja azt egy másik régióban, például műholdas irodában.