Az üzleti világ úgy tűnik, hogy az ülések egyik tengelyére fonódik - de nem minden találkozó termelékeny. Befektessen időt egy produktív munkamenet megtervezésébe, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a találkozók elvégzik a munkát. Gondosan mérlegelje, mit kell elérnie, és ki kell részt vennie.
Határozza meg a célt és a közönséget
Állítsa be az értekezlet célját, és tegye rövidre és világosan megfogalmazva. Például hozzon létre egy rövid listát a pontos célokat leíró pontokról. Találkozójának célja, hogy fontos információkat közöljön, döntéseket hozzon, megoldja a problémákat, vagy hozzon létre műveleteket. A tömör és pontosan kitűzött cél segít abban, hogy az ülésszervező meghatározza, hogy ki vegyen részt az ülésen. Létrehoz egy listát a meghívottaknak, ha minden célpontot összehangol a csapattagokkal, akik jelenléte lehetővé teszi a cél elérését.
$config[code] not foundÁllítsa be a napirendet
Állítsa be az értekezlet napirendjét a cél minden egyes célkitűzése alapján. Ha a cél az, hogy közöljék a projekt kezdetét, állítson be egy napirendi pontot, amely azonosítja, hogy ki fogja bemutatni az információt, és hogyan fogja megosztani az információt, például a PowerPoint bemutatása. Ha a cél a tevékenységek hozzárendelése, akkor állítson be egy napirendi pontot, amely leírja, hogy a hozzárendelések hogyan történjenek. Minden célnak egy vagy több napirendi ponttal kell rendelkeznie, amelyek közvetlenül hozzá vannak rendelve.
A nap videója
Az Ön számára a Sapling által elhozták Önöket a Sapling általVálassza ki a dátumot és az időt
Válasszon ki egy találkozó dátumát és időpontját az értekezletvezető és a legkritikusabb meghívottak közül. Minél nagyobb a meghívottak listája, annál nehezebb találni egy napot és időt, amikor mindenki elérhető. Fogadjon el egy olyan időt, amely a lehető legtöbb menetrendhez illeszkedik. Az idő beállítása előtt gondolja át az időzónákat. Ha néhány meghívott részt vesz telefonon vagy az interneten, akkor vegye figyelembe a saját munkaidejét is. 13.00-kor A keleti Standard Time találkozó egy ebéd-órás értekezlet a Központi Standard Időszakban. Ugyanez a találkozó 2 órakor Tokióban.
Válassza ki a helyet
Keressen egy konferenciatermet, amely lehetővé teszi az összes napirendi pont elérését. Válasszon olyan szobát, amely elég nagy vagy kicsi ahhoz, hogy kényelmesen illeszkedjen a résztvevők számához. A 40 férőhelyes hely egy rossz választás egy 10 fős találkozóra. Hasonlóképpen nem akarja, hogy a tömeg olyan szorosan szoruljon, hogy extra széket kell hoznia.
Rendelje meg az anyagokat és az incidenseket
Ha előadásokat vár, győződjön meg arról, hogy a helyiségben projektor van. Ha nem, gondoskodjon arról, hogy egy kivetítőt magával hozzon - győződjön meg róla, hogy van valami, amire tervezhet, például képernyőre vagy fehér falra. Ne felejtsük el figyelembe venni egyéb egyéb események, például a száraz törlési jelölőkkel ellátott fehér táblák, flip charts és hangsugárzók elérhetőségét. Több órás megbeszélések esetén gondoskodjon az élelmiszerekről és italokról, így a résztvevők inkább a témára összpontosítanak, mint a gyomrukra.
Értesítés meghívása
Értesítse a meghívottakat az értekezlet célkitűzéseiről, időpontjáról, időpontjáról és helyéről, hogy megfelelően előkészülhessen. A legtöbb esetben előnyösebb a legalább egy héttel. Használja a munkahelyi naptárszoftvert, hogy küldjön egy találkozót az összes meghívottnak. Számos program néhány percig vagy néhány nappal az értekezlet előtt figyelmezteti a meghívottakat, vagy testreszabhatja a riasztásokat az Ön igényeinek megfelelően.
