A kisvállalkozások majdnem kétharmada, vagyis 64% -a nem tudja nyomon követni, hogy a nyomtatási eszközök mennyi költséget fizetnek, és nem követhetik nyomon a használatukat. És ha nem tudja nyomon követni ezeket az alapvető statisztikákat a vállalkozásában, akkor nem fogja tudni, hogy mennyit pazarolnak.
Az informatikai költségvetés optimalizálása intelligensebb dokumentumkezelési (PDF) jelentéssel és a Xerox által készített SMB állapotkezelési felmérés (NYSE: XRX) értékes információkat és megoldásokat kínál a digitális világ nyomtatására.
$config[code] not foundA nyomtató felügyeletének előnyei
A felmérés
A felmérést az Egyesült Államokban, Franciaországban, Németországban és az Egyesült Királyságban végezték, és több mint 1000 kis- és középvállalkozás vett részt. A cél az volt, hogy megtudjuk, hogy ezek a vállalatok hogyan kezelik a nyomtatást és a dokumentumokat. A nyomtatóhasználat megoszlása azt jelenti, hogy mi történik a kisvállalkozásokban. A megkérdezett vállalkozások 56% -a számolt be a számlázásról és a számlákról, mint a papír intenzív folyamatáról, 53% -uk szerint az üzleti és pénzügyi beszámolók hasonlóan intenzívek voltak, és 51% -uk szerint a HR-űrlapok és a munkavállalói fájlok nagy számban repülnek ki a nyomtatókból.
Negyvenhét százaléka panaszkodott az alkalmazottak nyomtatási e-mailjeinek hozzáadására a nyomtatóhasználat jelentős részéig, és ugyanez a százalékarány azt állította, hogy a jogi aláírások nagy mennyiségű papír- és nyomtatóhasználatot jelentettek. Egy kicsit több, mint 40 százaléka jelentette be a beszerzési engedélyeket, a marketing anyagokat és az ügyfelek árajánlatait jó mennyiségű papír és nyomtatási erőforrás.
A kis orvosi, jogi, építészeti és tervező cégek számára a nyomtatási teljesítmény sokkal nagyobb lehet, mint a felmérés. Sokkal gyakrabban ezek a vállalkozások nem rendelkeznek a Managed Print Services szolgáltatóval, aki gondoskodik a munkaigényes feladatról.
A felmérés egy másik ragyogó statisztikája az volt, hogy mennyi időt vesztegetnek a nyomtatással kapcsolatos folyamatok? A nyomtatóra váró munkák várakozása, a kellékek elfogyása vagy a nyomtatóboltokhoz való hozzáférés a dokumentumok felvételéhez jelentős időt vesz igénybe. A költség természetesen nem látható, de ott van.
A Xerox az Egyesült Államokban azt mondja, hogy a megosztott központi nyomtatóval rendelkező üzleti dokumentumok várakozási ideje kb. 3 perc. Ez minden évben 13 órára változik egy alkalmazottra. Tehát még egy 10 főt foglalkoztató kisvállalkozás is 130 órányi időt vesz igénybe.
A jelentés
Az „IT-költségvetés optimalizálása az okosabb dokumentumkezeléssel” jelentés olyan megoldásokkal rendelkezik, amelyekkel a kisvállalkozások alkalmazhatják a felmerülő problémák elkerülése érdekében.
Az első az, hogy megtalálja a Managed Print Services partnert, hogy segítse őket a nyomtatóhasználat hatékonyabb kezelésében. A hivatalos Xerox-blogban a Xerox Channel Marketing Manager Lisa Graham írja, hogy a vállalkozásoknak proaktívabbnak kell lenniük a nyomtatóhasználat értékelésében. „A nyomtatási értékelések gyorsan azonosíthatják a költségmegtakarításokat és a hatékonyságnövelést” - magyarázza Graham.
Minden, ami a nyomtatott tálcákról elhagyott dokumentumoktól a kellékanyagok beszerzéséig, a szükségtelenül színes nyomtatáshoz és más hatékonysághiányokhoz vezet.
A digitalizálás, amely a vállalkozás szinte minden részét átalakítja, egy megbízható, felügyelt nyomtatási szolgáltatás vagy más partner is beépítheti a digitalizálást, a dokumentum-munkafolyamatot, a mobil nyomtatást, a felhő-technológiát és a biztonságot.
Külön, de kapcsolódó kérdésként a jelentés azt jelzi, hogy a vállalkozások 90 százaléka sérült a nem biztonságos nyomtatás miatt.
Következtetés
A jelentés végén a Xerox minden méretben ajánlja a megfelelő Managed Print Services partnert, de ez nem lehetséges a kisvállalkozások számára. A jelentés értékes információkat nyújt azok számára, akik nem engedhetik meg maguknak, hogy ilyen szolgáltatásokat is béreljenek.
A legújabb nyomtatók kiválasztásával nyomon követési és felügyeleti megoldásokkal, a bevált gyakorlatok jó kormányzással történő megvalósításával és a munkaerő oktatásával hatékonyan kezelheti a szabályozatlan nyomtatóhasználattal kapcsolatos problémákat. Egyes megoldások tartalmazzák a szabványosítási beállításokat, így minden másolat fekete-fehérben van, integrálva a felhő- és mobil munkafolyamatokkal, automatizálja a munkafolyamatokat és összehangolja a beszerzést.
Kép: Xerox
További információ: Gadgets 1
