Egyre több forgalmazó vezeti be a Cloud platformokat és a szoftver-as-a-service (SaaS) kínálatokat, hogy az embereket online hozza össze.
Ne engedje azonban, hogy az iparági kifejezések, mint például a „felhőplatformok” és a SaaS megzavarják Önt. Mindez azt jelenti, hogy az emberek webalapú szoftveralkalmazásokat használnak együtt dolgozni.
Ezeknek az együttműködő szoftverrendszereknek az a célja, hogy utánozzák a munkahelyi környezetet, amely az első szervezett hivatal óta volt.
$config[code] not foundGondoljunk arra a munkakörnyezetre, amelyet az emberek használnak, mivel a szervezett iroda megszokott lett. A régi filmekben (vagy a Mad Men-es epizódokban) a legjobban látjuk - minden egyes osztály egy másik emeleten, az IBM Selectric írógépeken ülő titkárok sora, junior vezetők kabinokban, idősek irodákban.
Korábbi napjaimban az AT&T-nél folyamatosan átrendeztük az embereket, hogy a nemzeti számlacsoportok minden tagja egymás mellett üljön. A csapattáblákat még a mennyezetről is lógtuk. Az üléseket egy pillanatra megtartották, és egy dokumentum megosztásához csak egy mappát vettem fel egy kolléga asztalára.
Ma a munkakörnyezet drámaian megváltozott. Több ember dolgozik távolról otthonról. Virtuális csapatok, több tanácsadó és kiszervezett személyzet áll rendelkezésünkre. A növekvő gázárak és a gazdasági helyzetek még inkább szükségessé teszik a virtuális irodát.
Mindenki más leírást tartalmaz a virtuális irodáról. A nyolcvanas évek óta virtuális cégeket vezetek. Emlékszem, hogy izgatott voltam egy MCI e-mail fiókom, és rájöttem, hogy nem kell foglalkoznom a hangpostafiókkal az emberekkel való kommunikációhoz.
Azóta sok tapasztalattal rendelkezem azzal kapcsolatban, hogy mi működik és mi nem. Hadd osszam meg azokat a követelményeket, amelyek szerint a szoftveralkalmazásoknak hozzá kell járulniuk ahhoz, hogy az emberek együtt dolgozzanak a mai „virtuális irodában”:
Egyszerűség és ismertség
Az emberek természetesen ellenállnak (némi gyűlöletnek). A szoftveralkalmazás felületének hasonlítania kell arra, amit az emberek nagyon ismernek. A lehető leginkább intuitívnak kell lennie.
Ez alapvető lehet, de ha most megnézzük az együttműködési térbeli játékosokat, csak néhányan tették ezt nagyon jól. Egyes szoftveralkalmazások annyira funkcionális-külföldi és nehezen használhatóak, hogy gyorsan lemondanak, miután néhány próbálkozás után kitalálják az alapokat. Ahhoz, hogy áthaladjunk a szakadékon és a piacon domináns legyen, a felhasználói élménynek ismerősnek és egyszerűnek kell lennie.
Jelenlét / Csevegés
Úgy érzem, hogy a „jelenlét” és az azonnali és közvetlen kommunikációs képesség a legfontosabb szempont. A sikeres rendszer alapköve a mindenki, akivel dolgozik, ismerete.
A régebbi hagyományos irodai modellben a szobán át nézhetünk, vagy a kabin falán keresztül támaszkodhatunk az időjárásról vagy egy új termékkiadásról. A mai alternatíva az azonnali csevegés vagy a telefonkonferencia. Az olyan szolgáltatások, mint a VOIP vagy az ingyenes konferenciahívás szolgáltatásai gyors és egyszerű beállításokat tettek az eseti konferenciákra.
Fájlvezérlés / megosztás és valós idejű együttműködés
Az üzlet középpontjában a dokumentumok és a fájlok állnak. Mind a munka, mind a munkafolyamat. A tanácsadók, a kiszervezés és a partnerközösségek exponenciális növekedésével a dokumentum-jogosultság értelmes szintjeinek alkalmazási képessége a mai legfontosabb kritériumok közé tartozik.
A régi időkben ezt csak bizonyos oldalak másolásával lehetett irányítani bizonyos címzettek számára, vagy korlátozhatja az elosztási listát. Ma, egy jó együttműködési szoftveralkalmazásban, különböző szintű jogosultságokat rendelhet néhány billentyűleütéssel.
Adjunk hozzá egy részletes ellenőrzési nyomot a biztonság, az ellenőrzés, a kényelem és a törvényszéki vizsgálatok számára, és megvan az életképes dokumentum- és fájlkezelő rendszer összetevői. A valós idejű együttműködés és a push technológia automatizálja a legtöbb ilyen kezelési feladatot. Ezekkel a kezelési eszközökkel együtt elavulttá válik és megszünteti az e-mail mellékletek szükségességét.
A korai szakaszban említettem az emberek változásának ellenállását. Számos potenciálisan hatékony megoldás létezik a dokumentumkezelés, a fájlmentés és az együttműködés piacán. A kihívás, amellyel mindannyian szembenéz, (1) könnyen kezelhető és (2) minimalizálja a viselkedésváltozás szükségességét. A tömeges örökbefogadáshoz Önnek utánoznia kell az emberek ma dolgozásának módját, és automatizálnia kell a lehető legtöbb funkciót - ne próbálja meg radikálisan megváltoztatni munkamódszereit.
konferencia
A konferencia egy széles körű kategória - azt hiszem, vödörben gondolkodom.
- Az események megjelenítése és megadása olyan ütemezett ülések, amelyek kijelölt műsorvezetővel és csoportos közönséggel rendelkeznek. Jelenleg számos termék található a piacon, amelyek ezt nagyon jól kezelik a különböző árképzési modellekkel és a funkció / funkcionalitás szintjeivel, például a Webex.
- Úgy gondolom, hogy ad hoc megosztás az együttműködési világ egyik leghasznosabb funkciója. A képernyőn vagy a munkadarabon történő, azonnal beállíthatatlan kép megosztásának képessége olyan közel van, mint a „kocka alakú falra támaszkodva”. Ennek két módja van: (1) az azonnali képmegosztást lehetővé tevő termékek (általában egy-egy alapon), vagy (2) olyan termékek, amelyek valós idejű dokumentummegosztást és frissítést biztosítanak több felhasználó között. Mind széles körben használom, és felbecsülhetetlen értékűnek találom őket a „Virtuális Irodában”
változás
A munkahelyre belépő minden generáció különböző készségeket és elfogultságokat eredményez. Az első valódi szoftvergyártó cégnek otthoni termelésű nagyszámítógépes e-mail rendszer volt. A CFO adminisztratív asszisztense kinyomtatná e-mailjeit. Kézzel írja a válaszokat, és ő volt az, aki beírta az üzenetét, és elküldte a válasz e-mailt.
Olyan nevetséges, mint most, egy évtizeddel ezelőtt, az a gondolat, hogy a helyi számítógépeken tároltuk a szoftveralkalmazásokat és fájlokat, ugyanolyan nevetségesnek tűnik.
Időközben szükségünk van egy hibrid megoldásra, hogy alkalmazkodjunk munkakörülményeinkhez. Gyorsítsa fel a felhő használatát az alkalmazásokhoz és az adatokhoz, de lehetőséget ad az embereknek, hogy az asztali számítógépükről dolgozzanak.
Az online munka megkönnyítése és kényelmesebbé tétele révén a hagyományos asztali számítógépek ugyanolyan funkcionálisak lesznek, mint a mandulák - még mindig ott, de nem szükséges.
* * * * *
A szerzőről: George Langan az eXpresso Corporation vezérigazgatója, egy együttműködő szoftverszolgáltatás. George az asztalt kiterjedt tapasztalattal látja el a szoftvermegmunkálásokat. Blogja megtalálható a következő címen:
17 Megjegyzések ▼
