Miért van a bérszámfejtés az egyik funkció, amit kiszervez

„… A cégnek egy személy végezte el a bérszámfejtési feladatokat. A vállalat most már az elgondolás eredményeként kiszervezi a funkciókat. Úgy döntöttek, hogy kiszervezik a funkciókat annak érdekében, hogy csökkentsék annak a kockázatát, hogy a bérszámfejtés nem kerül feldolgozásra, a növekedés kezelésére a megnövekedett bérkötelezettségek előrejelzésével, amelyre a vállalat egyre több alkalmazottat foglalkoztat, és lépést tart a technológiával, például a fizetési kártyákkal és közvetlen letét. ”

Ideális esetben a kiszervezés három fő célt ér el:

• Ez időt és erőforrásokat szabadít fel, hogy jobban összpontosítson az üzleti tevékenységére.
• Hozzáférést biztosít a technológia és a szakértelem megszerzéséhez a bérszámfejtéshez.
• Ez csökkenti a költségeket és a kockázatokat.

Vizsgáljuk meg ezeket az előnyöket részletesebben és mit értünk.

1. Fókuszban jobban összpontosíthat az üzleti tevékenységére

A bérszámfejtés az egyik olyan kritikus funkció, amely nem növelheti közvetlenül az értékesítést. De rosszul végzik, az üzleti életét egy fájdalmas világba helyezheti.

És legfőképpen a belső időt és a figyelmet el lehet távolítani az alapvető tevékenységektől.

A munkavállalóknak - a szövetségi, az állami és a helyi - munkavállalók tekintetében számos törvénynek kell megfelelniük. Hosszú időt és figyelmet kell fordítani a részletekre, hogy kezeljék őket.

Vannak nyilvánvaló jogi követelmények, mint például az adójelentés és a pénzátutalás. A munkavállalók fizetéséből származó adók visszatartására vonatkozó követelmények, valamint a munkáltató adózási részének kiszámítása is van. Bizonyos esetekben elektronikus bejelentési követelmények vannak. Ismernie kell, hogy mikor kell a fájlokat - szövetségi, állami és helyi szinten.

Az adók azonban csak a kezdet.

„Munkáltatóként meg kell érteniük a bér- és óraszerződéseket is. Például tudnia kell, mikor kell túlórát fizetnie ”- mondta Andy Childs, a Paychex alelnöke, a közelmúltban készített interjújában a Small Business Trends-el. A Paychex az ország egyik legnagyobb bérszámfejtési szolgáltatása, amely közel 600 000 kis- és középvállalkozást kiszolgál. A Childs által említett bér- és óraszabályok nagyon technikai jellegűek lehetnek.

Akkor lehetnek új bérbeadási kötelezettségek, valamint állami követelmények a munkanélküliségi kártérítés és a munkavállalók kártérítésének biztosítására.

Childs hangsúlyozta, hogy a még nagyobb kérdés az váratlan időbeli kötelezettségek.

„Lehet, hogy a bérszámfejtés futtatásához minden héten eltelt egy bizonyos időt. Akkor váratlan meglepetés érhető el az IRS-től kapott értesítés formájában. De nem csak az, hogy az IRS értesíti Önt arról, hogy tartozol a bírsághoz. Most át kell mennie a rekordjain, és meg kell vizsgálnia, hogy ténylegesen elkövetette-e a szabálysértést. Hirtelen részt vesz egy vitarendezésben - mondta Childs.

És soha nem történik meg egy kis időt a kisvállalkozás tulajdonosa számára, hozzátette.

2. Hozzáférés a szakértelemhez és a technológiához

Egy másik ok arra, hogy kiszervezzék a szakértelem és a technológia elérését.

A munkáltatóknak közel 10 000 szövetségi, állami és helyi adózási joghatósággal kell foglalkozniuk az Egyesült Államokban. Míg a legtöbb kisvállalkozásnak nem kell megfelelnie mindegyik joghatóságnak, mégis rámutat a törvények összetettségére. És minden évben több száz új törvény és szabályozás kerül bevezetésre.

A nagyobb oldalú kisvállalkozások (50 teljes munkaidős alkalmazott) és az egyedülálló megfizethető ellátásról szóló törvény csak jelentősebb jelentéstételi és megfelelőségi követelményeket ír elő. Példaként kérve Childs az IRS 1094-C és 1095-C formákra mutatott. Ezek a nyomtatványok megkövetelik, hogy a munkáltatók igazolják, hogy a teljes munkaidőben foglalkoztatott munkavállalóknak lehetőségük van arra, hogy a minimális alapvető fedezetet biztosító biztosításba lépjenek.

- Ezek nem lesznek egyszerű formák a teljesítéshez - tette hozzá Childs. (A Paychex egy online erőforrásközpontot hozott létre az egészségügyi reformra vonatkozó kötelezettségek miatt a törvény összetettsége miatt.)

Az új technológia ugyanolyan fontos, mint a szakértelem. A munkáltatók ma a technológia hatékonyabb működésére támaszkodnak. Ahogy egy vállalkozás növekszik, a munkáltatóknak több alkalmazottat kell nyilvántartaniuk, és további jelentést kell igényelniük. A technológia hiánya akadályozza az üzlet növekedését.

Az alkalmazottak is technológiát várnak. A munkavállalók ma olyan lehetőségeket szeretnének, mint a közvetlen letét és az önkiszolgáló hozzáférés az internetes bérszámfejtési információkhoz. Azok a munkáltatók, akik nem tudnak ilyen opciókat biztosítani, hátrányos helyzetbe kerülhetnek.

Ráadásul a mobileszközhasználat robbanása a technológia elvárásainak új szintjére vezet. A bérleti díjak tekintetében a mobilhasználat még mindig jelen van, de „gyorsan növekszik a Paychexnál” - mondta Childs.

A munkáltatók mobileszközöket használnak bizonyos jelentések megvizsgálására és olyan információk keresésére, mint például, hogy mennyi pénzt kell fizetniük a bankban a bérszámfejtés időpontjában, megjegyezte. A munkavállalók a mobilalkalmazásokat is használják saját nyilvántartásuk ellenőrzésére.

A Childs elvárja, hogy a bérszámfejtő mobilhasználat tovább növekedjen, mert felszabadítja az üzleti tulajdonosokat és a vezetőket, hogy elhagyják az irodát.

„A Paychex mobil bérszámfejtő alkalmazásával szinte bármit tehetsz a strandtól - ha akarod - tette hozzá Childs.

3. Csökkentse a költségeket és a kockázatokat

A bérbeadás kiszervezése is segíthet a költségek csökkentésében és a kockázatok korlátozásában. Átlagban, mondta Childs, a vállalkozások mintegy 4 százalékkal túlfizetik a munkavállalókat, mivel a munkavállaló ideje és a pontos időrekord különbségei vannak.

„A pontosabb idő- és részvétel-nyilvántartási megoldás csak pénzt takaríthat meg” - tette hozzá. (A Paychex itt költségmegtakarítási számológéppel rendelkezik.)

Ezután a jelentési és egyéb követelmények megsértésének esetleges szankciói vannak. Az IRS adatai szerint a kisvállalkozások 40 százaléka fizet átlagosan 845 dolláros bírságot évente késedelmes vagy helytelen bejelentésekért, Childs megjegyezte.

Ma már kiszervezett megoldások vannak olyan vállalkozások számára, mint egy munkavállaló, kiemeli Childs. A megoldások megfizethetőek, a kisvállalkozásoknak havonta 50 dollárnál kevesebbet igényelnek, az igényektől függően.

A jó bérszámfejtés-szolgáltató olyan képességeket kínál, amelyek túlmutatnak azzal, amit egyedül tehetünk. Ha még nem tekintette meg a kiszervezett megoldást, akkor tegye az idei évet. Ez nyugalmat fog nyújtani Önnek, mint a tulajdonosnak, és felszabadítja az időt a vállalatnál.

Tippek az Outsourced Payroll Provider kiválasztásához

Ha fontolgatja a bérszámfejtés kiszervezését, akkor ez egy bizonyos, hogy meg kell néznie a tipikus három pont ha bármilyen szolgáltatót választ, akkor nézze meg:

• ár
• szolgáltatás
• hírnév

De amikor a bérszámfejtésről van szó, más szempontokat is figyelembe kell venni:

A szolgáltató biztonsága és megbízhatósága

Adja a bérszámfejtőjének az alkalmazottai nevét, címét, társadalombiztosítási számát és bankszámlaszámát. Ön meghatalmazást ad, hogy az Ön nevében benyújtja a bejelentéseket.

Menjen egy olyan szolgáltatóval, amely pénzügyileg erős, jó ellenőrzésekkel rendelkezik.

Ellenkező esetben meg tudná találni a cégét, mint például néhány dél-karolinai cég, miután egy kis családi vezetésű bérszámfejtő szolgáltatást kaptak, hogy 11 millió dollárt ellopjanak az ügyfelektől.

2014-ben a Employee Services Net ügyfelei megdöbbentek, hogy felfedezték, hogy a bérszámfejtő a pénzét felhasználta a személyes életstílusok finanszírozására, ahelyett, hogy átadta volna az adóhatóságoknak. Azok az ügyfelek - minden kisvállalkozás - találkoztak az IRS akcióval. Miért? Mert végső soron a munkáltató is felelős, még akkor is, ha a bérszámfejtő ezeket ellopja. (Az IRS-nek tippje van, hogy megvédje cégét, ha a bérszámfejtést kiszervezi.)

Nyomon követheti a rekordokat kiszolgáló vállalkozásokat, mint az Öné

A bérköltség-szolgáltatónak nagymértékű tapasztalata van a vállalkozások méretének kiszolgálásában? Tapasztalt a szolgáltató az iparágban?

Kiegészítő szolgáltatási ajánlatok

Tekintsük át a szélesebb körű szolgáltatásokat, amelyekre szüksége lehet, mint az üzleti növekedés, például az előnyök és a HR szolgáltatások. Lehet-e a bérszámfejtő cég biztosítani ezeket?

Szabályozási megfelelőség

Van-e a bérköltség-szolgáltatónak olyan erőforrásai, hogy lépést tartson a növekvő foglalkoztatási, egészségügyi és adózási törvényekkel és rendeletekkel?

Technológia

Értékelje a bérszámfejtő cég technológiáját, beleértve a mobil készenlétét. A bérszámfejtő cég új technológiába fektet be? Tudnak lépést tartani a technológiával, mivel a munkaadók és a munkavállalói oldalak iránti igény növekszik?

Könyvelői interfészek

A könyvelő könnyedén hozzáférhet a bérszámfejtéshez és a kapcsolódó nyilvántartásokhoz az egyeztetések és az adóbevallások céljából?

Bérszámfejtés a Shutterstock-on keresztül